利用Dropbox同步檔案

我最近寫的東西，都比較偏向作研究會用到的知識與軟體，一般性的軟體我已經較少介紹，因為我覺得大家可以在其它地方得到相關知識。然而，我發現很多研究生/老師，並沒有閱讀科技部落格的習慣，有很多好用的工具都不知道，或是知道這些工具，但是不知道如何使用在與研究的相關事情上，讓自己的生活便利一點。
而好用的免費軟體中，Dropbox是我目前所離不開的之一。

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Dropbox 是什麼呢？簡單地說，就是自動幫你同步檔案的軟體，可以同步到雲端與你所有的裝置，包括多台電腦、手機、iPad、iPod、Android 裝置。在同步的軟體裡面，Dropbox 或許不是功能最強的，但應該是最方便的一個。
註冊不需要教學，但要注意的是：請用 edu 信箱註冊，這樣我介紹你使用，或你介紹別人使用Dropbox ，你得到的額外空間會更多。
註冊完 Dropbox 之後，安裝 Dropbox 程式，你的電腦會建立一個叫 Dropbox 的資料夾，在這個資料夾裡面的任何東西，都會同步到雲端和你其它的裝置上面，你不需要額外的動作。
有什麼好處呢？

• 可同步備份到雲端 (2G容量)
• 可同步到多個裝置 (就不用給自己看，還要寄來寄去的)
• 可以分享給別人，共同編輯 (注意：不是同時編輯)
• 可以儲存較大的檔案，分享給別人閱讀或下載 (別人不需要 Dropbox帳號)
• 文件誤刪了可以救回來 (但最好不要誤刪)
• 可以看歷史紀錄，修改哪些文件、加入哪些別人分享的資料夾

我會建議如下的使用方式，或許不是最好的，但是最保險的。雖然 Dropbox 會另建一個資料夾，要把東西放到 Dropbox 資料夾才會同步。這看起來麻煩，但其實是比較保險的作法。我看過太多人，「誤以為」資料夾已經在雲端與其它裝置了，就把一整個資料夾刪掉。這樣的動作也會同步到雲端的，除非你不再需要檔案，或檔案已備份到別的地方，否則千萬千萬不要刪除Dropbox裡的資料夾。我自己與建議別人的作法是：每天關電腦前，把今天的論文資料夾複製到 dropbox 資料夾，同步到雲端。不過為了不被Dropbox限制住，我同時也備份到自己外接式硬碟。
另外一個我愛用的功能就是同步我的OneNote筆記，我個人非常鍾愛用OneNote來整理論文 (詳見：利用OneNote組織論文)，但如果有時候換電腦想看之前整理的東西就有點麻煩了。為了這點，我把OneNote裡面的檔放在Dropbox裡，就可以同步到雲端。
至於EndNote的資料檔要不要同步，我目前還是用外接式硬碟備份。為什麼呢？因為我裡面的附加檔太多也太大，如果全部備份過去，會把我的空間都用完。
至於期刊論文、博士論文等正在寫的文章，我就是照之前說的：每天關機前，把文章或資料夾丟到Dropbox，或是用備份軟體，將文件 1) 備份到Dropbox資料夾  2) 備份到外接式硬碟，這樣你就不會忘記你今天編輯過什麼文件了。
你怎麼用Dropbox 呢？如何用Dropbox 讓你的研究生活更加便利？讓我聽聽你的想法。
還沒開始使用Dropbox ？
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