EndNote X2 新功能解析--smart groups

EndNote X2 推出了幾個新功能，如：全文搜尋、更聰明的群組、終於加入的垃圾筒、更新時間標籤…等功能。下面我們先來測試測試smart groups。

首先要說的是Groups的功能，這功能我一直很愛用，只不過在EndNote X1我怎麼用就是不順手，最大的問題是常忘了加標籤。為什麼它就不能聰明一點，看到特別的關鍵字和作者，就幫我加到我要的Groups呢？EndNote大概聽到了我的迷之聲，X2版終於加入了這該有的功能。雖然我覺得還有很大改進的空間(OS: 看倌如果有代理這家軟體的，要幫大家反映喔！) ，但聊勝於無囉！

  1. Smart groups的運作原理是搜尋，意思是建立搜尋的條件，然後將文獻加到群組裡。要使用這個功能。smart groups還不夠smart(下面你就知道)，但總比要一筆一筆加入的好。在Groups的menu下，要先create smart groups。smart groups還不夠smart(下面你就知道)，但總比要一筆一筆加入的好。

    1.png

  2. 點選之後會跳出一個類似進階搜尋視窗，把想要的條件輸進去。
    2.png

    我要的是標題包含computer-mediated的字，所以如下圖。 options有幾個選項，請記得把你建立的儲存起來。
    3.png

  3. 我裡面有兩筆文獻是符合的，在左邊就會看到smart groups多了這兩筆。不過smart group是很笨的，沒有地方讓你選擇group的名字，你得自己設定完之後，在上面按右鍵選rename group，才會像我的結果一樣。
    4.png
  4. 以後如果再新增文獻的時候，符合這個條件的，會自動加到smart groups，就很像gmail裡設定什麼時候套用標籤一樣。

    5.png

那說了半天，不好用的地方在哪裡呢？大家還記得EndNote X1的groups嗎？它叫custom groups，意思就是自訂群組。這裡問題就來了：smart groups跟custom groups分開，有什麼意義？我想對研究者來說，這個groups就如同標籤一樣，是用來幫助我們找到東西，而不是讓我們搞混的。我不關心是用custom groups或是smart groups，我只關心用CMC能不能找到我要的文獻。但下面的情形，就很難用smart groups來處理：大部分文獻的標題用我訂的關鍵字computer-mediated為題，但如果有少數幾篇不是用這個關鍵字，而是用其它的，而且沒有一定的規則，那這時候EndNote X2沒有比較人性化和直觀的解決方法。至少在我想加群組的文獻上面按右鍵，沒出現這樣的功能，即使加了custom groups，這個groups和smart groups是不相通的，不像gmail一樣，用filter套用標籤之後，還可以手動套用。這種設計變成要將文獻分兩個地方搜尋，說實在的，還真是有點累人啊！我想站在使用者的角度，雖然這種設計可以省了一點時間，但還是要將時間花在處理群組，並分兩個地方尋找文獻，還不是最完美的解決方式。期待下一版本的EndNote能改進這個功能！

標籤：