在介紹各種文獻管理軟體(reference management software)如：Endnote, RefWorks, Bibus, Biblioscape, Zotero等之前，首先要想的是：為什麼我要使用這些軟體？如果這些軟體對寫作論文沒有直接與實質的幫助，那使用這些軟體有什麼用呢？許多軟體商會賣軟體，可是如果他們沒當過研究生，是無法了解研究生心中的苦痛與需求的。
根據我自己的經驗，把使用文獻整理軟體的好處寫下來，希望可以讓更多還在水深火熱卻還沒開始使用這類軟體的研究生，開始培養使用的習慣。
- 擴充自己的記憶：我相信世界上大多數的人不是過目不忘的，在寫論文的時候尤其是如此。好不容易去圖書館印了文獻，寫完了報告或論文，在整理書目時卻發現忘記寫下出版社或出版地點，或是要引用時才發現找不到那篇文獻，又得再去印一次。這些情形很多人都發生過。如果能夠養成習慣，把這些資訊全部紀錄在一個軟體，就不怕到時候找不到了。
- 避免打錯字：想必只要是研究生，就用過線上資料庫吧！許多線上資料庫，如：JSTOR, ScienceDirect, EBSCO等，都提供將資料匯入不同的文獻管理軟體中。試想如果你在你的論文中引用的文獻打錯了字，這是多麼尷尬的事情啊！退一步來說，用文獻管理軟體，你打錯字只要修改一次，但如果是你自己弄的紀錄，你要修正的次數可就多得多了！
- 書目保持正確的格式，並可隨時轉換至不同格式：做研究總是要投稿的，但期刊總有期刊的規定，特別是書目格式的部分。如果你覺得弄懂這些格式對你來說是個艱鉅無比的工作，那不如現在就開始使用文獻管理軟體，減輕你的工作吧！
- 管理文獻相關檔案，不至散落各處：使用線上資料庫，通常可以下載pdf檔，問題是下載之後，要怎麼整理這些檔案呢？或許有人會用主題來分，在主題資料夾底下用人名加日期或文章名稱來建立檔案名稱，但這只是一時之計。怎麼說呢？因為沒有一篇文章只有單一主題的，換個方式來說，你可以為一篇文章加上很多標籤，這時候難道要把這些文章複製到不同的資料夾嗎？我的作法是把這些文獻檔案也交給文獻管理軟體，丟到它們的資料庫，如果想找某一篇文章的電子檔，在軟體裡面查詢並開啟。雖然像Endnote是將檔案存在一個軟體定義的資料夾而非資料庫，但只要能讓我找到，其實我不在乎它是怎麼儲存的，不是嗎？
- 讓引用與參考文獻一致：在寫碩、博士論文之時，大量引用文獻，旁徵博引來證明自己的論點，是大家都會採用的辦法。問題是：當你的論點改變了，當你引用的人變多了，你也同步更新了你的參考文獻列表嗎？ 還有一個也是非常實際的問題：如果同一個人在某一年有多本著作，你又剛好在你的文章中引用，有的格式是要加上a, b, c, d的，你能記得你現在要用的這篇，編號是多少？如果你為此所苦，想像我一樣偷懶，那使用這類軟體，確實能讓你毋需再煩惱此點。
- 分門別類，快速搜尋：為了幫助大家在自己建立的資料庫找到文獻，許多軟體都提供了自訂群組、標籤或各類搜尋方式，幫助你找到資料。雖然有的軟體還未提供很方便的tagging功能，不過也可以用自訂欄位加上搜尋，找到你要的資料。
- 直接連結線上資料庫搜尋：文獻管理軟體可以直接連結到線上資料庫(有些需要帳號和密碼)，如：PubMed，找到文章之後，直接就匯進你的資料庫了。這個步驟不僅節省打字和進資料庫的時間，也減少了打錯字的機會。
- 整合進文書處理軟體，讓效率備增：文獻管理軟體通常都會支援某幾個特定的文書處理軟體，像Endnote可整合進Microsoft Word，Bibus可與OpenOffice做連結，無論你的選擇是什麼，這都減少了你重複剪貼文獻、排版書目的時間。
- 可找出重複的資料：讀書讀久了，難免會忘了到底讀過沒。以前我也自認為記憶力不錯，不過我真的發生過重複的文獻建了兩次，文章也讀了兩次，但一點印象也沒有的情況。為了保持你引用資料的一致並減少你硬碟空間的浪費，找出重複的資料也是很重要的。
- 節省時間：上面說了那麼多，已經暗示了研究生最關心的一點：如何節省時間？我想文獻管理軟體非常容易上手，花個半天的時間，找個你喜歡的軟體下載或購買，投資報酬率絕對很高。尤其是在讀博士班或是寫碩士論文的研究生，更是不能錯過這樣的好東西。
至於哪個文獻管理軟體好？這是個人使用習慣的問題。不過為了服務並拯救各位研究生早日脫離苦海，我會儘量and儘早把我自己使用各軟體的心得和教學分享給大家的。
標籤： 文獻管理